Veel gestelde vragen over het gebruik van Voucherbeheer Amsterdam.

Hoe werkt het?
Antwoord: In het kort: elke school heeft per schooljaar een bedrag per leerling te besteden via Voucherbeheer Amsterdam. Een door de school gemachtigde persoon kan dat budget besteden. Nadat een kunst of cultuuractiviteit heeft plaatsgevonden wordt op de site een bestedingsformulier ingevuld. Dit formulier wordt ondertekend en met alle facturen en of contant bonnen die de school heeft ontvangen naar Voucherbeheer Amsterdam gestuurd. Voucherbeheer Amsterdam betaalt dan, i.g.v. factuurdeclaraties, direct uit aan de instellingen of personen die hebben gefactureerd en betaalt i.g.v. bon declaraties direct uit aan de school.

Hoeveel geld heb ik per schooljaar te besteden?
Antwoord: De gemeente stelt elk jaar een bedrag vast voor Voucherbeheer Amsterdam. Dat bedrag wordt gedeeld door het aantal leerlingen. U kunt op www.voucherbeheeramsterdam.nl zien hoeveel budget u voor het komende schooljaar heeft. Maandelijks ontvangt u ook een schoolafschrift waarop uw bestedingen en uw saldo vermeld staan.

Wat als ik het geld niet op krijg, mag ik dat sparen voor een volgend jaar?
Antwoord: Het doel is dat het geld wél wordt opgemaakt. Mocht dit toch niet lukken dan blijft het geld tot 30 september in het nieuwe schooljaar op de rekening staan. Daarna valt dit geld terug aan de grote pot van Voucherbeheer Amsterdam. In oktober wordt het totale, niet besteedde budget herverdeeld op basis van het aantal leerlingen per school. Wij adviseren u dus het volledige budget op te maken omdat u anders een deel van uw budget kwijt raakt.

Hoe is het aantal leerlingen vastgesteld?
Antwoord: Voor basisscholen wordt de telling van oktober van het voorgaande schooljaar aangehouden. Scholen voor het VMBO krijgen budget voor de leerlingen in de eerste twee jaren. Het is echter bijzonder moeilijk vast te stellen om hoeveel leerlingen dat per school gaat. Veel VMBO scholen hebben pas in het derde jaar duidelijke VMBO groepen. Daarom is voor het VMBO het aantal leerlingen geteld dat in het derde jaar zit en dat aantal is verdubbeld.

Wanneer kan ik bij het geld?
Antwoord: Vanaf het moment dat uw school een persoon heeft gemachtigd het budget te gebruiken. Deze persoon ontvangt een inlog code en vanaf dat moment kan alleen die persoon betalingsopdrachten met bijbehorende facturen en of contantbonnen indienen.

Hoe weet ik wat ik wel of niet kan laten betalen door Voucherbeheer Amsterdam?
Antwoord: Dat weet u. U kiest een activiteit die wordt uitgevoerd met een bepaalde aanbieder. Het kan van alles zijn: met de klas naar een concert, zelf muziek maken, naar een cursus om de hoek of naar het ballet. Het maakt niet uit. Alles wat met kunst en cultuur te maken heeft, mag besteld worden. Er wordt niet gewerkt met een vaste groep aanbieders. Voor advies over wat u met uw budget kunt doen kunt u terecht bij uw accountmanager van het expertisenetwerk Mocca te bereiken via www.mocca-amsterdam.nl. Mocca kan u adviseren bij het opzetten van een cultuureducatiebeleid.

Waar dient een declaratie aan te voldoen?
Voucherbeheer Amsterdam heeft een juist ingevuld bestedingsformulier met bijbehorende, facturen en of contantbonnen nodig. Facturen worden altijd direct aan de uitvoerder van de activiteit betaald. Contantbonnen worden direct aan de school betaald. Voor facturen en contantbonnen bestaan aparte bestedingsformulieren die via de website ingevuld kunnen worden. Contantbonnen kunnen uitsluitend toegangsbewijzen voor kunstinstellingen of openbaar vervoersbewijzen zijn. Een verzamelbon voor contantbonnen mag ook maar dan dient de informatie er wel op te staan (geen pinbon met enkel het bedrag). Geldige openbaar vervoersbewijzen zijn: strippenkaarten, treinkaartjes en schooldagkaarten. Chipkaarten worden niet vergoed.

Facturen moeten in principe origineel zijn maar omdat steeds meer aanbieders digitaal factureren mag het ook een print zijn. Contantbonnen dienen origineel te zijn. Het bestedingsformulier wordt gecontroleerd op de handtekening van de gemachtigde.

Kunnen we de (bij)scholing van onze (toekomstige) cultuurcoördinator met het geld van de vouchers betalen?
Antwoord: Nee, daar is het geld niet voor bedoeld. Het gaat om activiteiten, niet om het betalen van deskundigheidsbevordering of extra personeel. Het moet gaan om iets waaraan de leerlingen kunnen meedoen.

Mogen we dat geld ook aan de school zelf besteden?
Antwoord: Nee. De school mag het geld niet zelf opnemen. De school mag het alleen besteden aan een instelling of een persoon die culturele producten of diensten heeft uitgevoerd of die activiteiten heeft mogelijk gemaakt (zoals een busverhuurbedrijf).

De school heeft een nieuwe video/versterker/microfoon/televisie/computer nodig - mag dat ook?
Antwoord: Nee, daar is het geld niet voor bedoeld. Het gaat om activiteiten, niet om spullen. Het gaat om iets waaraan de leerlingen kunnen meedoen. Soms is daar ook materiaal (een decor bijvoorbeeld) voor nodig maar dat dient dan direct gekoppeld te zijn aan een activiteit (een uitvoering).

Moet ik voor elke factuur een nieuw bestedingsformulier opsturen?
Antwoord: Zeker niet. U kunt per project verschillende facturen koppelen aan één bestedingsformulier.

Hoeveel activiteiten mag je per jaar uitvoeren?
Antwoord: Zoveel mogelijk, tot het geld op is.

Is mijn voucherbudget goed beveiligd?
Antwoord: Jazeker. Elke school wijst officieel een tekenbevoegd persoon aan die over de uitgaven van dit budget gaat. Alleen declaraties met zijn of haar handtekening worden betaald. Verder krijgt iedere school een eigen webpagina waarop alleen gemachtigde school kan inloggen via een inlogcode en een wachtwoord. Voucherbeheer Amsterdam controleert alle bestedingsformulieren en de handtekening alvorens tot betaling over te gaan.

Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn voucherbudget?
Antwoord: Voucherbeheer Amsterdam heeft een helpdesk waarbij u met vragen terecht kunt over betalingsopdrachten en andere zaken die direct met uw voucherbudget te maken hebben. Zodra het gaat om inhoudelijke vragen over wat u met uw budget wilt doen, kunt u terecht bij uw accountmanager van het expertisenetwerk Mocca. Mocca kan de school op weg helpen bij het opzetten van een cultuureducatiebeleid.

Tot wanneer kan het budget voor een schooljaar besteed worden?
Antwoord: declaraties dienen voor 30 september volledig en juist ingediend te zijn. Als u op die datum nog budget over heeft, wordt dat door Voucherbeheer Amsterdam van uw rekening gehaald. Het totale niet opgemaakte budget wordt weer over alle scholen verdeeld. De herverdeling van het niet opgemaakte budget wordt herverdeeld op basis van het aantal leerlingen per school. Wij adviseren u dus het volledige budget op te maken omdat u anders een deel van uw budget kwijt raakt.

Kan ik de onderwijsprogramma's van het Rijks Museum Amsterdam betalen met mijn Voucher budget?
Antwoord: Zoals u weet kunnen de onderwijsprogramma's van het Rijksmuseum met Voucherbeheer - Amsterdam budget worden gefinancierd. Vanaf heden heeft het Rijksmuseum voor Voucherbeheerscholen het boekingsproces aangepast. Voor Voucherbeheerboekingen bij het Rijksmuseum zult u na uw bezoek per e-mail een factuur ontvangen. Let hierbij op dat hiervoor het e-mailadres wordt gebruikt dat u opgeeft bij het maken van uw boeking. U stuurt deze factuur samen met uw bestedingsformulier aan Voucherbeheer. Hiermee past het Rijksmuseum in de gangbare betalingsprocedure van Voucherbeheer.

Boekingsprocedure Rijksmuseum voor Voucherbeheer scholen Reserveer het onderwijsprogramma van uw keuze via het online boekingssysteem op rijksmuseum.nl/onderwijs. Op de betaalpagina kiest u voor de mogelijkheid om met Voucherbudget te betalen. Na uw museumbezoek ontvangt u van het Rijksmuseum per e-mail een factuur. Hiervoor gebruikt het Rijksmuseum het e-mailadres dat u op heeft gegeven bij het boeken van het programma.

Terug naar aanmelden