Veelgestelde vragen

Onderstaand staan veel gestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij dan kunt u onderaan deze bladzij een bericht sturen naar de servicedesk.

• Hoeveel geld heb ik per schooljaar te besteden?
  Het door de gemeente vastgestelde bedrag per leerling bedraagt 22 euro voor leerlingen in het reguliere basisonderwijs en de eerste 2 leerjaren van het VMBO. voor leerlingen in het Speciaal Basis Onderwijs, Het Speciaal Onderwijs en het Voortgezet Speciaal Onderwijs is het bedrag op 66 euro per leerling vastgesteld.
• Wat als ik het geld niet op krijg, mag ik dat sparen voor een volgend jaar?
  Het doel is dat het geld wél wordt opgemaakt aan activiteiten in het schooljaar waarvoor het is toegekend. Ervaring leert dat veel facturen van activiteiten die later in het schooljaar hebben plaatsgevonden pas in of vlak na de zomervakantie binnen komen.Daarom blijft het budget tot plus/minus een maand na de zomervakantie beschikbaar. In 2022 is de datum tot wanneer dit budget besteed kan worden vastgesteld op 1 oktober. Heeft u daarna nog budget over dan wordt dat aangevuld tot het bedrag waarop u het daaropvolgende schooljaar recht hebt op basis van het nieuwe, door de school opgegeven aantal leerlingen .
• Hoe is het aantal leerlingen vastgesteld?
  De directeur van de school kan het aantal ingeschreven leerlingen dat recht heeft op Voucherbudget aan het begin van een schooljaar doorgeven. Daarvoor ontvangt hij/zij in juni een mail met een link. Let wel: alleen leerlingen in het primair onderwijs en leerlingen in de eerste twee leerjaren van het VMBO hebben recht op Voucherbudget. Veel VMBO scholen hebben pas in het derde jaar duidelijke VMBO groepen. In dat geval kan het aantal VMBO leerlingen opgegeven worden dat in het derde jaar zit en dat aantal maal 2 Met ingang van schooljaar 2020 - 2021 krijgen scholen in het SBO het VSO en SO per leerling 3 x het vastgestelde leerling budget. Op basis van dit, door u opgegeven, aantal zullen wij het budget voor het volgende schooljaar voor uw school, voorlopig, vaststellen. Dit budget is dan vanaf begin oktober beschikbaar. Zodra de landelijke DUO telling van het nieuwe schooljaar beschikbaar is zullen wij die die telling vergelijken met het door u opgegeven aantal. Indien nodig, bij afwijkingen, zullen wij een correctie toepassen. Hiervan zullen wij u dan uiteraard op de hoogte brengen.
• Hoe dien ik een besteding in? wat wordt door VBA geaccepteerd als betaalbewijs?
  Voor u een besteding in kunt dienen moet u een activiteit aanmaken. U beantwoordt on line een aantal vragen over de activiteit (verplicht). Na afloop van de activiteit kunt u een aanbieder selecteren van wie u een factuur heeft ontvangen. U kunt dan de factuur uploaden en versturen. Na controle worden de facturen door VBA direct aan de uitvoerder van de activiteit betaald. Facturen dienen aan de school gericht te zijn en gedateerd zijn op een datum die ligt na afloop van de activiteit. kassabonnen kunnen niet worden ingediend. U heeft de mogelijkheid om toegangskaarten voor kunstinstellingen en OV bewijzen die door de school zelf zijn voorgeschoten als declaratie in te dienen. Deze kosten worden, na controle, aan de school uitbetaald op een bankrekening nr van de school dat door de directeur is opgegeven. Een verzamelbon voor toegangskaarten mag ook maar dan dient de informatie (datum en bedrag) er wel op te staan (geen pinbon met enkel het bedrag). Geldige openbaar vervoersbewijzen zijn: schooldagkaarten, vervoersbewijzen, treinkaartjes Zie FAQ : "Hoe kunnen, door de school voorgeschoten, kosten Openbaar Vervoer worden gedeclareerd" "Hoe kan ik door de school voorgeschoten toegangsbewijzen voor culturele instellingen, voorstellingen etc declareren."
• Kunnen we de (bij)scholing van onze (toekomstige) cultuurcoördinator met het geld van de vouchers betalen?
  Nee, daar is het geld niet voor bedoeld. Het gaat om activiteiten, niet om het betalen van deskundigheidsbevordering of extra personeel. Het moet gaan om iets waaraan de leerlingen kunnen meedoen.
• De school heeft een nieuwe video/versterker/microfoon/televisie/computer nodig - mag dat ook?
  Nee, daar is het geld niet voor bedoeld. Het gaat om activiteiten, niet om spullen. Het gaat om iets waaraan de leerlingen kunnen meedoen. Soms is daar ook materiaal (een decor bijvoorbeeld) voor nodig maar dat dient dan direct gekoppeld te zijn aan een activiteit (een uitvoering).
• Mogen we dat geld ook aan de school zelf besteden?
  Nee. De school mag het geld niet zelf opnemen. De school mag het alleen besteden aan een instelling of een persoon die culturele producten of diensten heeft uitgevoerd of die activiteiten heeft mogelijk gemaakt (zoals een busverhuurbedrijf).
• Mag ik meerdere facturen of declaraties indienen per activiteit?
  Zeker. U bent vrij om te bepalen hoe u uw budget besteedt. meerdere facturen/declaraties zijn toegestaan
• Hoeveel activiteiten mag je per jaar uitvoeren?
  Dat bepaalt u. de enige limiet is het beschikbare budget
• Hoe weet ik wat ik wel of niet kan laten betalen door Voucherbeheer Amsterdam?
  Dat weet u. U kiest een activiteit die wordt uitgevoerd met een bepaalde aanbieder. Het kan van alles zijn: met de klas naar een concert, zelf muziek maken, naar een cursus om de hoek of naar het ballet. Het maakt niet uit. Alles wat met kunst en cultuur te maken heeft, mag besteld worden. Er wordt niet gewerkt met een vaste groep aanbieders. Voor advies over wat u met uw budget kunt doen kunt u terecht bij uw accountmanager van het expertisenetwerk Mocca te bereiken via www.mocca-amsterdam.nl. Mocca kan u adviseren bij het opzetten van een cultuureducatiebeleid.
• Wie kan het budget besteden?
  Alleen de directeur van een school en (eventueel) een door hem/haar aangewezen gemachtigde krijgen via een inlog toegang tot het budget. De directeur heeft een account aangemaakt waarbij hij/zij heeft verklaart tekenbevoegd te zijn voor de school.
• Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn voucherbudget?
  Voucherbeheer Amsterdam heeft een helpdesk waarbij u met vragen terecht kunt over betalingsopdrachten en andere zaken die direct met uw voucherbudget te maken hebben. Zodra het gaat om inhoudelijke vragen over wat u met uw budget wilt doen, kunt u terecht bij uw accountmanager van het expertisenetwerk Mocca. Mocca kan de school op weg helpen bij het opzetten van een cultuureducatiebeleid.
• Ik heb niet voldoende budget meer om een rekening ten betalen wat dan?
  Als u niet voldoende budget meer heeft zal het systeem bij het indienen van de factuur melden dat u onvoldoende budget heeft. De factuur wordt dan deels door VBA betaald. het restant dient u dan uit eigen middelen te voldoen.
• Hoe selecteer ik een aanbieder waarvan ik een factuur / declaratie wil indienen,
  Alle aanbieders uit het verleden van VBA zitten in het bestand. U kunt deze bij het indienen van een factuur/declaratie zoeken door het invoeren van naam of IBAN nr. U klikt op de aanbieder van uw keuze. Sommige aanbieders hebben meerdere Iban nummers. Vergelijk altijd het Iban nr op de factuur met het nmmer dat in het systeem zit.
• Mijn aanbieder zit nog niet in het systeem.
  Wilt u een factuur/declaratie indienen maar zit de aanbieder nog niet in het systeem.? In dit geval kunt u een verzoek indienen om deze aanbieder toe te voegen. U vult het daarvoor bestemde formulier in met zoveel mogelijk gegevens (die staan meestal vermeld op de factuur) VBA zal dan beoordelen of de nieuwe aanbieder toegevoegd kan worden (dat zal in de meeste gevallen zo zijn) u ontvangt een mailbericht als de aanbieder is toegevoegd. Vanaf dat moment kunnen facturen/declaraties van deze aanbieder worden ingediend.
• Hoe werkt het?
  In het kort: elke school heeft per schooljaar een bedrag per leerling te besteden via Voucherbeheer Amsterdam. De directeur en, eventueel een door hem/haar gemachtigde mederwerker van de school kan dat budget besteden. Nadat een kunst of cultuuractiviteit heeft plaatsgevonden wordt op de site een bestedingsformulier ingevuld. Dit formulier wordt met alle facturen die de school heeft ontvangen naar Voucherbeheer Amsterdam gestuurd. Voucherbeheer Amsterdam betaalt dan, i.g.v. factuurdeclaraties, direct uit aan de instellingen of personen die hebben gefactureerd en betaalt i.g.v. voorgeschoten toegangsbewijzen / vervoersbewijzen direct uit aan de school.
• Hoe kunnen, door de school voorgeschoten, kosten Openbaar Vervoer worden gedeclareerd.
  Gemaakte kosten OV moeten altijd gekoppeld worden aan een uitgevoerde activiteit. 1 Heeft u online vervoersbewijzen gekocht (bijvoorbeeld schooldagkaarten) en betaald dan kunt u de digitaal ontvangen factuur / betaalbewijs als declaratie indienen. het bedrag wordt dan op rekening van de school overgemaakt. Let wel: Op het ingediende betaalbewijs/factuur moet de naam van de school vermeld staat. 2 Heeft u on line voor meerdere activiteiten gelijktijdig vervoersbewijzen, een kortingskaart of abonnement gekocht dan kunt u de gehele factuur /betaalbewijs koppelen aan de eerste activiteit waarvoor u (een deel van) deze heeft gebruikt. Ook hiervoor geldt dat het bedrag op rekening van de school wordt overgemaakt en dat op de factuur/betaalbewijs de naam van de school vermeld staat. 3 Heeft u tijdens de activiteit in het openbaar vervoer zelf vervoersbewijzen gekocht en betaald (Losse kaartjes, treinkaartjes .... ) dan kunt u die als declaratie indienen. als bewijs maakt u een foto ('s) van de vervoersbewijzen en upload deze bij het indienen van de besteding. Bij kaartjes dient datum en bedrag zichtbaar te zijn. Ook hier geldt dat het bedrag op rekening van de school wordt overgemaakt.
• Hoe kan ik door de school voorgeschoten toegangsbewijzen voor culturele instellingen, voorstellingen etc declareren.
  Heeft u online toegangsbewijzen voor een culturele instelling, voorstelling of concert gekocht en betaald dan kunt u de ontvangen factuur / betaalbewijs als declaratie indienen. Het bedrag wordt dan op rekening van de school overgemaakt. Let wel: Op het ingediende betaalbewijs/factuur moet de naam van de school zijn vermeld. Heeft u aan de kassa van een instelling, theater, concertzaal etc. zelf toegangsbewijzen gekocht en betaald dan kunt u die als declaratie indienen. als bewijs maakt u een foto ('s) van de toegangsbewijzen en upload deze bij het indienen van de besteding. Datum en het bedrag moeten zichtbaar te zijn.
• Hoe kan ik veilig een digitale kopie van mijn ID- of rijbewijs opsturen naar Voucherbeheer Amsterdam?
  Voor het aanmelden van een directeur bij een school is er een legitimatie verplicht. Dit is nodig om er zeker van te zijn dat de budgetten daadwerkelijk goed terecht komen.
  
  U kunt met de app KopieID een (veilige) foto maken van uw rijbewijs en/of ID-kaart.
  
  Meer informatie hierover kunt u vinden op:
  https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs
  
  Als wij kunnen zien dat het een ID-bewijs of rijbewijs is met uw naam en uw foto is het voor ons voldoende.

Stel uw vraag via email