Veelgestelde vragen

Onderstaand staan veel gestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij dan kunt u onderaan deze bladzij een bericht sturen naar de servicedesk.

  • Hoe is het beschikbare restbudget schooljaar 2017 – 2018 vastgesteld?
    Het getoonde beschikbare restbudget is overgenomen uit het oude systeem en gelijk aan het bedrag dat u op uw laatste papieren bankafschrift (van eind juli) ziet vermeld. Van een aantal scholen wordt een deel van de bestedingsgeschiedenis van het afgelopen schooljaar nog in het nieuwe systeem overgezet. Als van uw school dit overzicht nog niet is ingevoerd en u dit toch wilt zien verwijs ik u naar de bankafschriften die u heeft ontvangen. Mocht u die niet meer hebben kunt u contact opnemen met de servicedesk.
  • Hoeveel geld heb ik per schooljaar te besteden?
    De gemeente stelt elk jaar een bedrag vast voor Voucherbeheer Amsterdam. Dat bedrag wordt gedeeld door het aantal leerlingen. U kunt op www.voucherbeheeramsterdam.nl zien hoeveel budget u voor het komende schooljaar heeft. Het bedrag per leerling fluctueert afhankelijk van het aantal leerlingen en het niet opgemaakte bedrag uit het voorgaande schooljaar. Het bedrag per leerling ligt rond de 21 euro per jaar
  • Wat als ik het geld niet op krijg, mag ik dat sparen voor een volgend jaar?
    Het doel is dat het geld wél wordt opgemaakt aan activiteiten in het schooljaar waarvoor het is toegekend. Ervaring leert dat veel facturen van activiteiten die later in het schooljaar hebben plaatsgevonden pas in of vlak na de zomervakantie binnen komen.Daarom blijft het budget tot een maand na de zomervakantie beschikbaar. In 2018 is de datum tot wanneer dit budget besteed kan worden vastgesteld op 5 oktober 12 uur. Daarna valt dit geld terug aan de grote pot van Voucherbeheer Amsterdam. Op deze vastgestelde datum wordt het totale, niet besteedde budget herverdeeld op basis van het totaal aantal leerlingen en toegevoegd aan het beschikbare budget van het nieuwe schooljaar. Wij adviseren u dus het volledige budget op te maken omdat u anders een deel van uw budget kwijt raakt.
  • Hoe is het aantal leerlingen vastgesteld?
    Voor basisscholen wordt de DUO telling van oktober van het voorgaande schooljaar aangehouden. Scholen voor het VMBO krijgen budget voor de leerlingen in de eerste twee jaren. Het is echter bijzonder moeilijk vast te stellen om hoeveel leerlingen dat per school gaat. Veel VMBO scholen hebben pas in het derde jaar duidelijke VMBO groepen. Daarom is voor het VMBO het aantal leerlingen geteld dat in het derde jaar zit en dat aantal is verdubbeld. VBA ontvangt de leerlingaantallen per school van de Gemeente Amsterdam.
  • Wanneer is het budget voor een nieuw schooljaar beschikbaar?
    Scholen hebben tot 1 maand na de zomervakantie te tijd om het budget van het vorige schoojaar te besteden. Op een jaarlijks vastgestelde datum (in 2018 is dat 5 oktober 12 uur) wordt het niet uitgegeven restant terug getrokken, herverdeeld over het nieuwe totaal aantal leerlingen en toegevoegd aan het nieuwe jaarbudget. Enkele dagen later is het nieuwe jaarbudget beschikbaar in 2018 is dat 8 oktober. Scholen die het hele budget voor de zomervakantie hebben besteed kunnen dus in de maand na de zomervakantie nog geen nieuwe bestedingen doen. Facturen die in de maand na de vakantie bij de school binnen komen kunnen vanaf het moment dat het nieuwe budget beschikbaar is worden ingediend (8 oktober in 2018)
  • Hoe dien ik een besteding in? wat wordt door VBA geaccepteerd als betaalbewijs?
    Voor u een besteding in kunt dienen moet u een activiteit aanmaken. U beantwoordt on line een aantal vragen over de activiteit (verplicht). Na afloop van de activiteit kunt u een aanbieder selecteren van wie u een factuur heeft ontvangen. U kunt dan de factuur uploaden en versturen. Na controle worden de facturen door VBA direct aan de uitvoerder van de activiteit betaald. Facturen dienen aan de school gericht te zijn en gedateerd zijn op een datum die ligt na afloop van de activiteit. kassabonnen kunnen niet worden ingediend. U heeft de mogelijkheid om toegangskaarten voor kunstinstellingen en OV bewijzen die door de school zelf zijn voorgeschoten als declaratie in te dienen. Deze kosten worden, na controle, aan de school uitbetaald op een bankrekening nr van de school dat door de directeur is opgegeven. Een verzamelbon voor toegangskaarten mag ook maar dan dient de informatie (datum en bedrag) er wel op te staan (geen pinbon met enkel het bedrag). Geldige openbaar vervoersbewijzen zijn: schooldagkaarten, vervoersbewijzen, treinkaartjes Zie FAQ : "Hoe kunnen, door de school voorgeschoten, kosten Openbaar Vervoer worden gedeclareerd" "Hoe kan ik door de school voorgeschoten toegangsbewijzen voor culturele instellingen, voorstellingen etc declareren."
  • Kunnen we de (bij)scholing van onze (toekomstige) cultuurcoördinator met het geld van de vouchers betalen?
    Nee, daar is het geld niet voor bedoeld. Het gaat om activiteiten, niet om het betalen van deskundigheidsbevordering of extra personeel. Het moet gaan om iets waaraan de leerlingen kunnen meedoen.
  • De school heeft een nieuwe video/versterker/microfoon/televisie/computer nodig - mag dat ook?
    Nee, daar is het geld niet voor bedoeld. Het gaat om activiteiten, niet om spullen. Het gaat om iets waaraan de leerlingen kunnen meedoen. Soms is daar ook materiaal (een decor bijvoorbeeld) voor nodig maar dat dient dan direct gekoppeld te zijn aan een activiteit (een uitvoering).
  • Mogen we dat geld ook aan de school zelf besteden?
    Nee. De school mag het geld niet zelf opnemen. De school mag het alleen besteden aan een instelling of een persoon die culturele producten of diensten heeft uitgevoerd of die activiteiten heeft mogelijk gemaakt (zoals een busverhuurbedrijf).
  • Mag ik meerdere facturen of declaraties indienen per activiteit?
    Zeker. U bent vrij om te bepalen hoe u uw budget besteedt. meerdere facturen/declaraties zijn toegestaan
  • Hoeveel activiteiten mag je per jaar uitvoeren?
    Dat bepaalt u. de enige limiet is het beschikbare budget
  • Hoe weet ik wat ik wel of niet kan laten betalen door Voucherbeheer Amsterdam?
    Dat weet u. U kiest een activiteit die wordt uitgevoerd met een bepaalde aanbieder. Het kan van alles zijn: met de klas naar een concert, zelf muziek maken, naar een cursus om de hoek of naar het ballet. Het maakt niet uit. Alles wat met kunst en cultuur te maken heeft, mag besteld worden. Er wordt niet gewerkt met een vaste groep aanbieders. Voor advies over wat u met uw budget kunt doen kunt u terecht bij uw accountmanager van het expertisenetwerk Mocca te bereiken via www.mocca-amsterdam.nl. Mocca kan u adviseren bij het opzetten van een cultuureducatiebeleid.
  • Wie kan het budget besteden?
    Alleen de directeur van een school en (eventueel) een door hem/haar aangewezen gemachtigde krijgen via een inlog toegang tot het budget. De directeur heeft een account aangemaakt waarbij hij/zij heeft verklaart tekenbevoegd te zijn voor de school.
  • Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn voucherbudget?
    Voucherbeheer Amsterdam heeft een helpdesk waarbij u met vragen terecht kunt over betalingsopdrachten en andere zaken die direct met uw voucherbudget te maken hebben. Zodra het gaat om inhoudelijke vragen over wat u met uw budget wilt doen, kunt u terecht bij uw accountmanager van het expertisenetwerk Mocca. Mocca kan de school op weg helpen bij het opzetten van een cultuureducatiebeleid.
  • Tot wanneer kan het budget voor een schooljaar besteed worden?
    Bestedingen voor schooljaar 2017 - 2018 dienen uiterlijk 5 oktober 2018 12 uur volledig en juist ingediend te zijn. Als u daarna die datum nog budget over heeft, wordt dat door Voucherbeheer Amsterdam van uw rekening gehaald. Het totale niet opgemaakte budget wordt weer over alle scholen verdeeld. De herverdeling van het niet opgemaakte budget geschied op basis van het aantal leerlingen per school. Wij adviseren u dus het volledige budget op te maken omdat u anders een deel van uw budget kwijt raakt.
  • Kan ik de onderwijsprogramma's van het Rijks Museum Amsterdam betalen met mijn Voucher budget?
    Zoals u weet kunnen de onderwijsprogramma's van het Rijksmuseum met Voucherbeheer - Amsterdam budget worden gefinancierd. Vanaf heden heeft het Rijksmuseum voor Voucherbeheerscholen het boekingsproces aangepast. Voor Voucherbeheerboekingen bij het Rijksmuseum zult u na uw bezoek per e-mail een factuur ontvangen. Let hierbij op dat hiervoor het e-mailadres wordt gebruikt dat u opgeeft bij het maken van uw boeking. U stuurt deze factuur samen met uw bestedingsformulier aan Voucherbeheer. Hiermee past het Rijksmuseum in de gangbare betalingsprocedure van Voucherbeheer.

    Boekingsprocedure Rijksmuseum voor Voucherbeheer scholen Reserveer het onderwijsprogramma van uw keuze via het online boekingssysteem op rijksmuseum.nl/onderwijs. Op de betaalpagina kiest u voor de mogelijkheid om met Voucherbudget te betalen. Na uw museumbezoek ontvangt u van het Rijksmuseum per e-mail een factuur. Hiervoor gebruikt het Rijksmuseum het e-mailadres dat u op heeft gegeven bij het boeken van het programma.

  • Ik heb niet voldoende budget meer om een rekening ten betalen wat dan?
    Als u niet voldoende budget meer heeft zal het systeem bij het indienen van de factuur melden dat u onvoldoende budget heeft. De factuur wordt dan deels door VBA betaald. het restant dient u dan uit eigen middelen te voldoen.
  • Hoe selecteer ik een aanbieder waarvan ik een factuur / declaratie wil indienen,
    Alle aanbieders uit het verleden van VBA zitten in het bestand. U kunt deze bij het indienen van een factuur/declaratie zoeken door het invoeren van naam of IBAN nr. U klikt op de aanbieder van uw keuze. Sommige aanbieders hebben meerdere Iban nummers. Vergelijk altijd het Iban nr op de factuur met het nmmer dat in het systeem zit.
  • Mijn aanbieder zit nog niet in het systeem.
    Wilt u een factuur/declaratie indienen maar zit de aanbieder nog niet in het systeem.? In dit geval kunt u een verzoek indienen om deze aanbieder toe te voegen. U vult het daarvoor bestemde formulier in met zoveel mogelijk gegevens (die staan meestal vermeld op de factuur) VBA zal dan beoordelen of de nieuwe aanbieder toegevoegd kan worden (dat zal in de meeste gevallen zo zijn) u ontvangt een mailbericht als de aanbieder is toegevoegd. Vanaf dat moment kunnen facturen/declaraties van deze aanbieder worden ingediend.
  • Hoe werkt het?
    In het kort: elke school heeft per schooljaar een bedrag per leerling te besteden via Voucherbeheer Amsterdam. De directeur en, eventueel een door hem/haar gemachtigde mederwerker van de school kan dat budget besteden. Nadat een kunst of cultuuractiviteit heeft plaatsgevonden wordt op de site een bestedingsformulier ingevuld. Dit formulier wordt met alle facturen die de school heeft ontvangen naar Voucherbeheer Amsterdam gestuurd. Voucherbeheer Amsterdam betaalt dan, i.g.v. factuurdeclaraties, direct uit aan de instellingen of personen die hebben gefactureerd en betaalt i.g.v. voorgeschoten toegangsbewijzen / vervoersbewijzen direct uit aan de school.
  • Hoe kunnen, door de school voorgeschoten, kosten Openbaar Vervoer worden gedeclareerd.
    Gemaakte kosten OV moeten altijd gekoppeld worden aan een uitgevoerde activiteit. 1 Heeft u online vervoersbewijzen gekocht (bijvoorbeeld schooldagkaarten) en betaald dan kunt u de digitaal ontvangen factuur / betaalbewijs als declaratie indienen. het bedrag wordt dan op rekening van de school overgemaakt. Let wel: Alleen door de directeur of gemachtigde bestelde vervoersbewijzen kunnen worden gedeclareerd. Op het ingediende betaalbewijs/factuur moet dat aantoonbaar zijn dat wil zeggen dat zijn/haar naam moet zijn vermeld. 2 Heeft u on line voor meerdere activiteiten gelijktijdig vervoersbewijzen, een kortingskaart of abonnement gekocht dan kunt u de gehele factuur /betaalbewijs koppelen aan de eerste activiteit waarvoor u (een deel van) deze heeft gebruikt. Ook hiervoor geldt dat het bedrag op rekening van de school wordt overgemaakt en dat op de factuur/betaalbewijs aantoonbaar moet zijn dat de bewijzen zijn gekocht door de directeur/gemachtigde en dat dat op de factuur/betaalbewijs aantoonbaar is. 3 Heeft u tijdens de activiteit in het openbaar vervoer zelf vervoersbewijzen gekocht en betaald (Losse kaartjes, treinkaartjes .... ) dan kunt u die als declaratie indienen. als bewijs maakt u een foto ('s) van de vervoersbewijzen en upload deze bij het indienen van de besteding. Bij kaartjes dient datum en bedrag zichtbaar te zijn. Ook hier geldt dat het bedrag op rekening van de school wordt overgemaakt.
  • Hoe kan ik door de school voorgeschoten toegangsbewijzen voor culturele instellingen, voorstellingen etc declareren.
    Heeft u online toegangsbewijzen voor een culturele instelling, voorstelling of concert gekocht en betaald dan kunt u de ontvangen factuur / betaalbewijs als declaratie indienen. Het bedrag wordt dan op rekening van de school overgemaakt. Let wel: Alleen door de directeur of gemachtigde bestelde toegangskaarten kunnen worden gedeclareerd. Op het ingediende betaalbewijs/factuur moet dat aantoonbaar zijn dat wil zeggen dat zijn/haar naam moet zijn vermeld. Heeft u aan de kassa van een instelling, theater, concertzaal etc. zelf toegangsbewijzen gekocht en betaald dan kunt u die als declaratie indienen. als bewijs maakt u een foto ('s) van de toegangsbewijzen en upload deze bij het indienen van de besteding. Datum en het bedrag moeten zichtbaar te zijn.
  • wie mag vervoersbewijzen of toegangsbewijzen on line bestellen en declareren
    Alleen vervoersbewijzen en toegangsbewijzen die aantoonbaar door directeur of gemachtigde zijn besteld kunnen worden gedeclareerd.

Stel uw vraag via email